Connecter son site e-commerce à son ERP pour optimiser son activité et améliorer sa relation client

Votre entreprise est dotée d’un ERP et vous souhaitez aujourd’hui diversifier votre activité en proposant la vente en ligne de vos produits ou services. Vous allez donc faire appel à un prestataire pour créer votre site e-commerce et vous demanderez à le connecter à votre ERP existant.
Inversement, vous disposez déjà un site e-commerce et vous avez fait le choix d’équiper votre entreprise d’un ERP afin d’optimiser votre gestion globale et améliorer votre rentabilité. Il sera là aussi pertinent de connecter votre ERP à votre site e-commerce.

Comment fonctionne la connexion d’un site e-commerce à un ERP ?

Un ERP permet une gestion centralisée des différentes fonctions de l’entreprise et des flux d’informations associés : entrepôt, comptabilité, vente, …. Toutes ces fonctions ont un rôle à jouer à un moment ou un autre dans le process de vente à mes clients : je déstocke les produits achetés de l’entrepôt, je génère la facture correspondante, j’encaisse le paiement, …. Le fait que la vente se fasse via mon site e-commerce n’est qu’un moyen. Mon site e-commerce est un canal de vente, au même titre que mon magasin physique, ma force de vente, ….
Lors d’une vente en ligne, un certain nombre d’informations sont générées et enregistrées sur mon site e-commerce, mais elles ne sont pas mises à jour dans mon ERP automatiquement. Ce qui représente un réel inconvénient pour l’exploitation optimale de mon ERP.
Inversement d’autres données, telles que le niveau de stock des références, sont rentrées « manuellement » dans mon site e-commerce alors que l’information est disponible dans mon ERP.
Afin de fiabiliser les process et de gagner en efficacité, il est important de connecter son site e-commerce à son ERP.

process de site e-commerce connecté à un ERP

Site e-commerce connecté à un ERP

Exemples d’informations mise à jour automatiquement grâce au connecteur

Lors de la connexion d’un site e-commerce à un ERP, le flux d’informations peut se faire dans les 2 sens : du site e-commerce vers l’ERP et de l’ERP vers le site e-commerce. Ci dessous- sont présentées quelques exemples d’informations mises à jour automatiquement via un connecteur (tel que présenté dans le schéma ci-dessus). La liste n’est pas exhaustive.

Les commandes clients

Les données relatives à l’acte d’achat lui même, réalisé sur le site e-commerce, sont à intégrer dans l’ERP. Les commandes de chaque client sont historisées : les références achetées, les quantités, la fréquence, … Ces informations consolidées avec celles issues de ventes via d’autres canaux (visite magasin, …) permettent de mettre en place une communication et des offres promotionnelles personnalisées par le service Marketing.
De plus, dès qu’une commande est traitée dans l’ERP, son statut est mis à jour dans l’espace client du site internet afin que le client puisse consulter l’avancement du traitement de sa commande.

Les informations clients

Certaines données vont être mises à jour sur le site e-commerce directement par le client. Exemple : changement d’adresse de livraison, renseignement d’une nouvelle adresse e-mail, …Il est important que ces informations soient prises en compte dans l’ERP car elles sont utiles à plusieurs services internes de l’entreprise : l’adresse e-mail est exploitée par le service Marketing pour les campagnes de communication, par le service comptabilité pour les relances de factures impayées …On voit bien ici que le fait de ne pas mettre à jour les informations clients en temps réel peut avoir des incidences sur la qualité de ma relation client.

La création de nouveaux clients

Que vous soyez en BtoB ou BtoC, certains de vos clients ont réalisé leur premier achat chez vous via votre site internet. Dans ce cas, ils ont créé un compte client en renseignant un certain nombre d’informations en ligne via le site internet. Il est important d’intégrer ces informations dans l’ERP pour la gestion globale de la relation avec ce nouveau client et le fidéliser.

La facturation et les paiements

Après validation, et éventuellement le paiement, d’une commande en ligne sur votre site e-commerce par un client, les informations de facturation sont transmises à l’ERP pour être exploitées par le service comptabilité. Les relances pour non-paiements seront gérées directement dans l’ERP.

Le niveau des stocks et les délais de réapprovisionnement

Le connecteur permet une mise à jour des niveaux de stocks de l’ERP vers le site e-commerce et inversement. Lors d’une commande en ligne le niveau de stock est automatiquement mis à jour dans l’ERP. Vous connaissez ainsi en temps réel la quantité de produits véritablement disponibles pour chaque référence. Inversement, lors de réapprovisionnements des stocks, les quantités sont mises à jour dans l’ERP et simultanément sur votre site e-commerce grâce au connecteur.
Cette gestion optimisée des niveaux de stocks permet de limiter les frustrations clients lors de ruptures de produits.

Les avantages à connecter son site e-commerce à son ERP

Revenons dans cette partie aux principaux avantages de connecter un site de vente en ligne avec un ERP.

Fiabilité des données

Les données étant mises à jour automatiquement, il n’y a aucune saisie manuelle dans votre site e-commerce. Il n’y a ainsi aucune erreur possible de saisie. L’information est unique, fiable et centralisée : c’est exactement la même pour tous les services de l’entreprise.

 

gain de temps grâce à votre site e-commerce connecté à votre erp

Gain de temps

Grâce à la synchronisation en temps réel des données, vous dégagez du temps à vos collaborateurs qui peuvent se consacrer à des missions plus gratifiantes, avec une vraie plus-value pour l’entreprise, que celle de faire de la re-saisie et de la vérification de données.

Satisfaction client améliorée

  • Il n’y a pas de frustration de la part du client, liée à une rupture de stock mal gérée.
  • La fluidité des flux d’informations entre le site e-commerce et l’ERP permet une optimisation et une personnalisation de la relation client.
  • Le client, via son espace sur le site e-commerce, connaît l’avancement de traitement de sa commande. Il n’a donc pas besoin de téléphoner au service client pour ça. Ainsi, cela dégage du temps aux collaborateurs qui peuvent se consacrer à d’autres tâches.
  • Le traitement des commandes est accéléré, le client est livré plus rapidement et donc satisfait

 

La satisfaction client grâce à votre site e-commerce connecté à votre ERP

Connecter son site e-commerce à un ERP permet donc d’améliorer sa productivité et de fidéliser ses clients. Cela constitue encore aujourd’hui un critère vous différenciant de la concurrence.

Cogitime vous accompagne dans toute les étapes, depuis l’analyse jusqu’au déploiement, de votre projet de site e-commerce connecté avec votre ERP (plus d’infos sur le déploiement d’ERP avec Odoo ici ! )

 

Auteur : Sandrine Laby